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广东省长隆动植物保护基金会会议管理制度

为规范广东省长隆动植物保护基金会(以下简称“基金会”)会议管理,保证和促进基金会业务的顺利开展,提高工作效率,根据《基金会管理条例》等法律法规,按照《广东省长隆动植物保护基金会章程》(以下简称“《章程》”)制定本制度。

第一章 基金会会议分类

1. 理事会会议,指由理事长负责召集和主持,理事会成员召开的会议。

2. 监事会会议,指由监事会主席主持,全体监事参加,必要时邀请理事会有关人员参加。

3. 专题会议,指理事长或秘书长根据工作需要召集并主持召开的专题会议,会议议题、会议时间和参会人员由理事长或秘书长确定,如重大项目的评审、鉴定会议。

4. 日常办公例会,分3种,①指由秘书长或秘书长指定委托人定期召集并主持召开的工作会议;②指2个及2个以上部门间组织的联席会议;③指各部门组织本部门人员召开的会议。

第二章 理事会会议

1. 理事会会议一般每半年召开一次,由理事长负责召集和主持,基金会全体理事参加,监事列席会议。

2. 有1/3理事提议,必须召开理事会会议。如理事长不能召集,提议理事可推选召集人。

3. 召开理事会会议,理事长或召集人需提前5日通知全体理事、监事。

4. 理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开;理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

5. 理事会会议前,秘书处要做好提供会议讨论内容的材料准备工作,重要议题应在会前征求理事的意见。

6. 理事会会议决定以下事项:

1)制定、修改章程;

2)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长,讨论通过新理事;

3)决定重大业务活动计划,包括资金的管理和使用计划审定;

4)年度收支预算及决算审定;

5)内部管理制度审定;

6)决定设立办事机构、分支机构、代表机构;

7)决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任;

8)听取、审议秘书长的工作报告,检查秘书长的工作,工作报告每年进行一次;

9)决定基金会的分立、合并或终止;

10)理事会对理事长、秘书长审批权限的授权;

11)决定其他重大事项。

7. 下列重要事项的决议,须经出席理事表决,2/3以上通过方为有效:

1)章程的修改;

2)选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长;

3)章程规定的重大投资活动;

4)基金会的分立、合并。

8. 理事会会议应当制作会议记录,由理事长审核签字后作为档案由相关业务部门保管。

9. 理事会所决定的事项经理事会会议通过后,应形成理事会决议,并以文件形式下发执行。

第三章 监事会会议

1. 监事会会议原则上每年召开两次,会议由监事会主席主持,全体监事参加,必要时邀请理事会有关人员参加。

2. 监事会会议主要依据《基金会管理条例》、《中华人民共和国会计法》等有关法律、法规和《基金会章程》规定的程序,审核基金会财务和会计资料,监督理事会遵守法律和章程的情况,向理事会提出质询和建议,听取秘书处有关情况的汇报,并向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。

3. 监事会会议应形成会议“纪要”,必要时,应将讨论和研究的问题向基金会理事长或理事会及有关部门通报。

第四章 专题会议

1. 专题会议由理事长或秘书长召集和主持,相关业务部门和有关负责人参加。专题会议根据工作需要不定期召开。

2. 会议的组织、记录、纪要由相关业务部门负责。

3. 会议纪要由理事长或秘书长审核签字后作为档案由相关业务部门保管。

4. 会议形成决定的应按照审批流程呈报审批。

5. 专题研究、协调和解决有关部门在工作中涉及面较大的某个重要问题。专题会议决定以下事项:

1)审议基金会年度工作计划和预算;

2)审议重大资助项目;

3)研究贯彻落实理事会重大决定事项的具体工作方案;

4)研究决定基金会其他临时性重大问题。

第五章 日常办公例会

1. 日常办公例会根据各部门工作需要进行,可随时召开。

2. 由秘书长或副秘书长召集和主持的办公例会每月至少召开一次。

3. 部门联席会议或部门内部会议每周至少召开一次。

4. 相关业务部门负责通知、记录及编写通报。

5. 会议形成决定的应按照审批流程呈报审批。

6. 日常办公例会包括并不限于以下内容:

1)前一阶段工作情况总结,研究、部署下阶段工作;

2)通报现有公益资助项目、其他事项进展情况;

3)通报即将开展的公益项目活动及重要事项;

4)协调和解决相关问题。

第六章 附则

1. 本制度未尽事宜,依据《基金会管理条例》和本基金会《章程》的规定办理。

2. 本制度自2017年6月30日召开的第一届第2次理事会决议通过之日起执行。