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基金会制度
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办公管理制度

第一章 总则

1.为了加强劳动纪律和工作秩序,特制定本制度。

2.本制度包括行政办公制度、文件管理、印章管理、办公用品领用和安全保密制度。

3.本制度适用于基金会相关人员。

第二章 行政办公管理

为使基金会管理及文化建设提升到一个新的层次,现制定以下办公制度。

1.员工上班要配带工作铭牌,着装得体。

2.上班期间,不得无故离岗,若外出办理业务,须请示相关领导。

3.基金会名片等由综合业务部统一印制。 

4.严禁工作期间上网聊天、看电影、玩游戏等做各种与工作无关事。

5.禁止私自打印个人资料以及一切与工作无关的资料。

6.不得将茶杯、文具等公物带回家私用。

7.办公室人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。保持办公设备的清洁,下班时切断办公设备的电源。

8.对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。

9.本基金会的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不允许员工在公司内打私人电话。

10.接听外线电话求规范、简洁、礼貌,应做好电话记录,并及时落实。

11.办公室人员应遵守保密规定,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。

12.办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。

第三章 文件管理

1.文件的起草要全面、客观、完整地体现工作意图,合理使用文种,符合格式要求,重点突出,观点鲜明,结构严谨,条理清楚,语言简洁,通俗易懂。

2.文件在呈秘书长审批或签发之前,必须反复核对确保无误。

3.打印、发放文件必须经相关上级审核后方可印发。

4.凡正式行文应加盖单位公章。使用印章应遵守印章管理制度,印发文件要做到文面清晰,字体适当,用纸规范,美观大方。

5.按照档案管理工作要求,及时做好各类文件归档、留存及销毁工作。

第四章 印章管理

一、印章的刻制、启用与废止

1.基金会印章的刻制统一由秘书处负责申请和刻制,报秘书长审批后,方可刻制。

2.各类印章应以秘书长批准的名称为准。

3.印章的启用或废止均由秘书处验印登记发文后方能生效。作废印章必须由秘书处登记后统一封存或销毁。

二、印章使用程序和权限

1.以基金会名义发出的文件或提交给相关机构的文件、申请如需盖章,需同时填写盖章申请表并由秘书长审批通过才可使用公章和法人章。

2.以基金会名义对外签署的各类合同、协议,必须根据合同金额及相关审批权限审批通过后的合同送审表用合同章。

3.财务印章的管理根据财务管理相关制度实行。

4.严禁为各类空白支票、发票、收据、信函、表格、合同、文件等加盖各类印章。

5.严禁私自将各类印章带出基金会秘书处使用,若因工作需要,需将印章带出使用,需秘书长审批通过后方可带出。外出期间,借用人只可将对外印章用于申请事由,并对对外印章的使用后果承担一切责任,使用后应立即归还印章,不得贻误。所有印章在使用后需放回安全处保管。

三、印章的管理

1.基金会各类印章必须指定专人保管和按规定用印,保管人员因事离岗,应由部门负责人指定人员暂代管。

2.印章管理人员如工作变动,应及时上缴公章,由秘书处重新确定新的印章管理人员办理交接手续。

3.印章管理人员要坚持原则,严格照章用印。用印前要核实签发人姓名,用印内容与落款,盖印端正清晰。

4.印章管理人须将《对外印章使用登记薄》存档备案。严格用印登记,凡使用基金会印章,对用印人、用印单位、用印时间和用印内容均需进行登记,对外签署的各类合同、协议和对外政府机构、组织等提交的报告、请示、材料,使用印章后,一律复印盖章审批文件留底归档。

5.凡印章有丢失、损毁、被盗和误用情况,应立即上报领导,并采取应急措施防范风险。

6.凡印章使用或保管不当而出现事故者,将追究相关人员责任。

第五章 办公用品领用规定

1.申请:填写采购申请单,并提交秘书长审批。

2.采购:秘书长审批完成后,严格按照采购申请单进行采购,并要做到账务透明、发票齐全。

3.登记: 对购进的办公用品进行登记,合理控制。因工作需要,申领人应办理申领手续,将视工作需要发放办公用品。

4.回收:员工离职后,应将办公用品交还综合业务部,对于价值贵重的办公用品及设备,如果发生丢失损坏,应折价赔偿。

第六章 安全保密

1.基金会工作人员应具有良好的职业道德,严格遵守保密制度,未经批准不得泄露未公开的信息。

2.认真做好各类文件的立卷归档工作;妥善保管好上级部门下发的各类文件;密级文件传阅后应及时归还,不得截留;绝密文件要专门管理,用完后及时归还保密部门。

3.做好防火、防盗工作,对工作人员定期组织安全学习。

4.严禁违章用电,经常检查水、电设施,发现隐患及时处理,下班做到随手关灯;检查门窗扦销、搭钩。

5.定期对办公室进行生产安全检查。

第七章 附则

1. 本制度由基金会秘书处负责解释。

2. 本制度自2017年6月30日召开的第一届第2次理事会决议通过之日起执行。